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Redazione
Immaginate di entrare in ufficio e scoprire che decine di nuovi "colleghi" stanno lavorando silenziosamente: rispondono alle e-mail, elaborano documenti, analizzano dati e prendono decisioni. Non hanno una scrivania ma il loro impatto sull'organizzazione è reale e misurabile. Questi sono gli agenti AI, e stanno trasformando radicalmente le organizzazioni e la loro forza lavoro.
Gli agenti AI non si limitano a eseguire compiti predefiniti: apprendono, si adattano e agiscono in modo sempre più autonomo. Sono, a tutti gli effetti, membri della vostra nuova “forza lavoro digitale”. Come cambia il ruolo del team HR quando parte della forza lavoro è composta da agenti AI? In che modo si ridefiniscono i processi? Quali strategie adottare per favorire la collaborazione tra persone e agenti AI?
Quando un'azienda assume un nuovo dipendente, il processo è ben rodato: viene creato un profilo utente, vengono assegnate credenziali e permessi specifici, si fornisce formazione, si definiscono responsabilità chiare e si programmano valutazioni periodiche. Esiste una tracciabilità completa: sappiamo chi è quella persona, cosa fa, a quali risorse ha accesso e chi è responsabile delle sue azioni.
Ora considerate un agent AI creato senza un chiaro processo e progetto di adoption: l’agent può accedere a dati sensibili, prendere decisioni operative e interagire con i colleghi magari condividendo informazioni riservate. Eppure, nella maggior parte delle organizzazioni, gli agent “DIY” operano in una zona grigia: ownership poco chiara, permessi assegnati senza criteri precisi, nessuna revisione periodica del loro operato. È un paradosso sorprendente: applichiamo standard rigorosi alle persone e lasciamo invece che gli Agent AI operino senza un framework di gestione strutturato.
Le ricerche di Gartner dipingono uno scenario chiaro e imminente. Entro il 2027, oltre l'80% degli strumenti di gestione del workplace digitale integrerà capacità di intelligenza artificiale. Ancora più significativo: entro il 2029, più della metà delle organizzazioni adotterà sistemi di gestione autonoma dei dispositivi aziendali, rispetto a una percentuale praticamente nulla nel 2025.
Questa proliferazione porta con sé opportunità straordinarie di efficienza e innovazione, ma anche rischi significativi. Le aziende che non si preparano ad affrontare quello che viene definito "agent sprawl", ovvero la proliferazione incontrollata di agenti AI, si troveranno esposte a vulnerabilità di sicurezza, costi nascosti e perdita di controllo sui propri processi aziendali.
L'agent sprawl è il nuovo shadow IT. Proprio come in passato i dipartimenti creavano le proprie soluzioni tecnologiche all'insaputa dell'IT centrale, oggi team e singoli individui implementano agenti AI senza coordinamento né supervisione.
Il risultato? Un ecosistema caotico di agenti che:
- Duplicano funzionalità: diversi team creano agenti simili senza sapere che esistono già soluzioni equivalenti;
- Creano problemi di compliance: agenti che si collegano a sistemi critici senza documentazione;
- Mantengono accessi dopo la dismissione: flussi e connessioni che continuano a operare anche dopo che l'agente principale è stato eliminato;
- Introducono vulnerabilità: permessi eccessivi o connettori di terze parti non autorizzati che aprono falle nella sicurezza
Il primo passo è sapere chi (o cosa) lavora per voi. Proprio come un sistema HR mantiene un registro completo di tutti i dipendenti, le organizzazioni necessitano di un inventario esaustivo di tutti gli agenti AI attivi.
Questo inventario deve rispondere a domande fondamentali: bisogna sapere quanti sono attivi e in quali ambienti si trovano (Microsoft 365 o soluzioni di terze parti) oltre a chi li possiede e chi ne cura la creazione, la manutenzione e il comportamento. È fondamentale conoscere i dati e i sistemi a cui accedono, i permessi che hanno e chi li utilizza siano essi utenti o altri sistemi. Infine, è utile tracciare la loro storia: quando sono stati creati, quando sono stati aggiornati e qual è stato il loro ultimo utilizzo.
Senza questa visibilità, non può esistere accountability. Un moderno sistema di governance dovrebbe fornire una dashboard searchable, filtrabile ed esportabile di tutti gli agenti, collegandoli ai loro owner e ai sistemi con cui interagiscono.
Così come le Risorse Umane gestiscono i dipendenti dall'assunzione alla cessazione del rapporto, gli agenti AI necessitano di una gestione strutturata del loro intero ciclo di vita.
Onboarding: ingresso controllato
Prima che un agente diventi effettivamente operativo, serve un’approvazione rigorosa, soprattutto se accede a dati sensibili, sistemi critici o utilizza API esterne. Il processo include: verifica della necessità, valutazione dei rischi, consenso dei data owner, revisione di sicurezza e assegnazione di un responsabile.
Gestione del cambiamento
Gli agenti evolvono: nuovi permessi, integrazioni o modifiche alla logica richiedono una riapprovazione, proprio come un cambio di ruolo per un dipendente.
Offboarding: dismissione completa
Quando un agente non serve più, va disattivato e rimosso in modo sicuro: eliminare flussi e connessioni, revocare credenziali, archiviare la documentazione e aggiornare l’inventario.
Troppo spesso questo processo è incompleto, lasciando "ghost agents" che continuano a operare in background, consumando risorse e rappresentando potenziali vulnerabilità.
Così come i dipendenti ricevono valutazioni periodiche, gli agenti AI dovrebbero essere sottoposti a revisioni regolari basate su metriche concrete.
- Risk Scoring: non tutti gli agenti hanno lo stesso livello di rischio. Per valutarlo, bisogna considerare la sensibilità dei dati a cui accedono, l’ampiezza dei permessi, i sistemi connessi, l’uso di API esterne e il grado di autonomia decisionale. Un agente con punteggio di rischio elevato richiede controlli più frequenti e, in alcuni casi, limitazioni aggiuntive.
- Usage Monitoring: come un dipendente, un agente che non produce valore è un costo inutile. Monitorare l’utilizzo è essenziale: quante volte viene attivato, se genera risultati utili, se presenta errori ricorrenti e se gli utenti lo trovano davvero utile. Gli agenti inutilizzati vanno valutati per la dismissione, mentre quelli più attivi potrebbero richiedere ottimizzazione o scaling.
- Cost Tracking: con modelli pay-as-you-go, i costi possono crescere rapidamente. Serve visibilità su costo mensile, trend nel tempo e ROI: il valore generato giustifica il costo? Solo così si possono prendere decisioni informate su quali agenti mantenere, ottimizzare o eliminare.
Gestire gli agenti AI come veri e propri dipendenti digitali non è solo una metafora efficace: rappresenta un autentico cambio di paradigma nel modo in cui le organizzazioni operano. Significa riconoscere che questi agenti non sono semplici strumenti, ma entità operative con un impatto reale e tangibile sull’esperienza del cliente, sull’efficienza dei processi interni, sulla sicurezza dei dati, sui costi complessivi e persino sul rischio di compliance.
Ma non basta definire policy: servono processi concreti che garantiscano che ciò che è scritto venga davvero messo in pratica. Questo significa introdurre workflow automatizzati, checklist e template standardizzati, ruoli e responsabilità ben definite, insieme a metriche e KPI che permettano di misurare l’efficacia e l’impatto operativo.
Non gestireste mai un'azienda senza sapere chi sono i vostri dipendenti, a cosa hanno accesso e chi è responsabile delle loro azioni. La stessa logica si applica ora agli agenti AI. La differenza sostanziale è che il numero di "dipendenti digitali" può crescere molto più rapidamente.
Parlare quindi di governance degli agenti AI non vuol dire rallentare l'innovazione. Al contrario: riguarda l'abilitare una scala responsabile. Le organizzazioni con solidi framework di governance possono adottare l'AI più velocemente e con maggiore fiducia, perché sanno di avere visibilità e controllo all’interno dei loro processi.
E necessario agire ora: prima che l'agent sprawl diventi ingestibile o prima che un incident di sicurezza esponga l'organizzazione. Bisogna governare gli agents allo stesso modo in cui vengono gestite le persone, ovvero con sistemi, processi e trasparenza.
La governance degli agenti AI è quindi una necessità strategica. Ma sappiamo che può sembrare un'impresa complessa: da dove iniziare? Quali processi implementare per primi? Come bilanciare controllo e innovazione?
Digital Attitude aiuta le organizzazioni a progettare e implementare processi AI efficaci e sostenibili nel tempo, contattaci per una consulenza.
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