Come gestire e organizzare il tempo: 5 consigli e un aiuto dal digitale

“Il tempo è denaro!”o forse, il nostro tempo vale più del denaro? O forse ancora, ci siamo resi davvero conto che “Siamo Tempo”?
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Il tempo è un asset insostituibile e fondamentale, poiché si configura come risorsa scarsa che non possiamo assolutamente rigenerare: possiamo sempre avere più risorse economiche ma non più tempo a disposizione. Per questo motivo dobbiamo aumentare la nostra consapevolezza, e quella del nostro team, su ciò per cui vale davvero la pena investire tempo.  Questo approccio rappresenta il primo passaggio per aiutarci a cambiare le nostre abitudini e diventare più produttivi.
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Un aiuto su questo tema ci arriva dalle tecniche di time management, le quali permettono di organizzare al meglio la propria giornata lavorativa incrementando la produttività (con un occhio alla work-life balance). Infatti, migliorare la propria efficienza sul lavoro non solo ci permette di raggiungere i risultati più in fretta ma ci dà la libertà di dar più spazio alla nostra vita privata, alla famiglia o alle nostre passioni. Ulteriori benefici riguardano anche la riduzione di procrastinazione, stress e ansia.

Ma come possiamo mettere in pratica il principio del time management nella nostra organizzazione? Ecco 5 consigli validi per tutti, in particolare per chi aspira ad essere un buon leader digitale.

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5 consigli per gestire al meglio il proprio tempo

1. Pianificazione
   Il modo migliore per non sprecare il proprio tempo è quello di pianificare con anticipo i propri task, attività e meeting. Grazie alla pianificazione in ogni giornata lavorativa sapremo qual è il goal principale da portare a termine.
   L’autore ed esperto di time management Brian Tracy afferma infatti che “Every minute you spend in planning saves 10 minutes in execution; this gives you a 1,000 percent in Return on Energy.”
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2. Priorità - la matrice di Eisenhower
   Non dobbiamo solo pianificare in anticipo tutto ciò che dobbiamo portare a termine ma anche ordinarlo secondo priorità. In questo modo è possibile capire quali sono i lavori più urgenti da fare: le scadenze non rispettate saranno solo un brutto ricordo!
   
   A riguardo può essere utile il metodo della matrice di Eisenhower che permette di destreggiarsi ed organizzare al meglio lunghe to-do list, ogni task viene inserita in uno dei quadrati della matrice in base ai criteri di importanza ed urgenza:
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   1 – Crisi: importante e urgente (azioni non delegabili e da svolgere il prima possibile)
   2 – Qualità: importante ma non urgente (azioni da pianificare per un secondo momento)
   3 – Inganno: urgente e non importante (azioni da delegare)
   4 – Spreco: non importante e non urgente (azioni superflue)
   
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3. Occhio alla legge di Parkinson
   Cryril Northcote Parkinson affermava che “Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.
   Ciò significa che se una persona ha a disposizione una settimana interna per portare a termine una task userà tutta la settimana per svolgere quel compito. Infatti, la pressione di una deadline ci porta a completare più velocemente il lavoro che abbiamo da fare. Per questo motivo può essere utile il time blocking, ovvero inserire nel proprio calendario un tempo prestabilito per completare una determinata attività.
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4. Chiedi supporto ai colleghi e al tuo team
   alcune volte la cosa migliore è confrontarsi con il proprio team e le persone che ci stanno accanto, affinché si possano definire al meglio obbiettivi, scadenze e priorità. Confrontarci con gli altri non solo ci permette di dividere il lavoro ma anche di rafforzare le soft skills di tutto il gruppo: migliorando la coesione, collaborazione e fiducia tra le persone.
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5. Fatti aiutare dalla tecnologia
   La tecnologia è un aiuto per il time management. Esistono diverse app che permettono di tenere traccia delle proprie attività, inserirei propri impegni in una agenda digitale, pianificare meeting e rendere esponenziale la collaborazione.

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